11 Elementos clave a considerar en una descripción de puesto

Tradicionalmente, la búsqueda para candidatos durante el proceso de reclutamiento y selección de personal está basada en el Perfil de puesto, el cual es un documento en el que se enlistan las características y rasgos sobre personalidad, competencias laborales y experiencia que el ocupante de un determinado puesto debe tener para poder cumplir con los objetivos del mismo.

Las descripciones de puesto son importantes en la selección de un candidato por varias razones:

Clarificación de requisitos y responsabilidades: Las descripciones de puesto proporcionan una comprensión clara de las responsabilidades y requisitos del puesto, lo que ayuda a los candidatos a determinar si son un buen ajuste para el puesto.

Base para la selección: Las descripciones de puesto sirven como una guía para la selección de candidatos, ya que los empleadores pueden comparar los conocimientos, habilidades y experiencias de los candidatos con los requisitos y responsabilidades del puesto.

Mejora de la objetividad: Las descripciones de puesto ayudan a los empleadores a tomar decisiones de selección más objetivas, al centrarse en los requisitos y habilidades específicos del puesto en lugar de opiniones subjetivas o percepciones.

Definición de expectativas: Las descripciones de puesto establecen las expectativas claras para el desempeño en el puesto, lo que ayuda a los empleadores a evaluar el desempeño y a los empleados a entender sus responsabilidades.

Comunicación efectiva: Las descripciones de puesto también ayudan a los empleados y empleadores a comunicarse efectivamente sobre el puesto y sus requisitos, lo que puede mejorar la satisfacción y el rendimiento en el trabajo.

Las descripciones de puesto son un componente importante del proceso de selección, ya que proporcionan una base objetiva y clara para la selección y la evaluación de candidatos, y pueden mejorar la comunicación y las expectativas en el trabajo.

Sin embargo, todos estos elementos de la descripción de puestos deben partir de una especificación de puestos clara y adecuada a la realidad del puesto y la organización en un momento dado; por tal razón la importancia de tener definido primeramente la descripción del puesto, ya que impacta directamente en los demás procesos en Recursos Humanos y productividad organizacional.

La descripción de puesto es un proceso ordenado y sistemático que debe considerar los siguientes elementos:

1.- Identificación del cargo.

En esta sección se determinan los atributos del puesto de trabajo, por ejemplo: nombre del puesto, área a la que pertenece, lugar de trabajo, de quien depende jerárquicamente el puesto, entre otros. Por ejemplo:

2.- Objetivo del puesto.

Es un enunciado breve que define, de manera clara y sencilla, las tareas que se deben realizar en un determinado puesto. Se deben utilizar verbos en infinitivo que demuestren la acción que se realiza en el cargo o puesto como ejemplo: dirigir, controlar, coordinar, planificar, etc.

3.- Organigrama de ubicación del puesto.

Donde se representa de manera gráfica muestra la organización de la empresa, muestra los niveles jerárquicos, las relaciones del personal y líneas comunicación.

4.- Finalidades del puesto.

Describe los objetivos y acciones concretas que busca el puesto, considerando los siguientes elementos: acción, complemento, resultado esperado y procedimiento o documento asociado.

5.- Principales actividades periódicas.

Son acciones que implican una fecha, tiempo o periodo de entrega determinado, suelen ser compromisos, que se deben afrontar con cierta regularidad. Por ejemplo: Reporte de actividades diarias, reporte bimestral de ventas, realiza gráficas de logros, etc.

6.- Relaciones clave (internas y externas).

Es el vínculo de comunicación que se da dentro de la organización (relación interna) o fuera de ella (relación externa), permite mantener la coordinación entre sus distintas partes y/o puestos de trabajo para lograr los objetivos estratégicos.

7.- Toma de decisiones.

Se describe el nivel de las decisiones, si la responsabilidad es total o compartida, y en el caso de que sea compartida con que otro puesto se comparte.

8.- Indicadores clave de desempeño.

Son datos esencialmente cuantitativos, se conocen como KPI, que tienen como finalidad medir el grado en que se ha alcanzado determinado objetivo o resultado, es decir, se refiere a la manera en que se evalúa el desempeño en un determinado puesto.

9.- Promoción interna.

Permite definir las características para promover al trabajador dentro de la organización empresarial de acuerdo con su valía, conocimientos o méritos demostrados. Esto es el ascenso a un puesto superior, con un salario y responsabilidad mayor.

10.- Recursos necesarios.

Son especificaciones especiales como el listado de las herramientas, objetos, y materiales que deben ser utilizados para ejecutar las funciones de un puesto determinado, tales como: celular, laptop, tarjetas de acceso, automóvil, etc.

11.- Aprobación de la descripción.

Cada descripción debe indicar quién la preparó y si recibió aprobación definitiva o es solo un proyecto de descripción. Debe conocerse la identidad del redactor, administrador o analista de puestos, para el caso de que en el futuro surjan interrogantes. La fecha de preparación indica a quien la lea la actualidad de la información.