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5 Pautas para la protección de datos personales en posesión de las empresas Servicios de Capacitación Ejecutiva, Consultoría en Recursos Humanos


5 Pautas para la protección de datos personales en posesión de las empresas

La protección de los datos personales por parte del sector empresarial representa todo un reto en épocas modernas, cuando las leyes que emiten las autoridades ponen diversos requisitos a todo aquel que maneja información de carácter personal correspondiente a clientes o usuarios.

La protección de datos personales es importante por varias razones:

  1. La privacidad: Los datos personales pueden revelar mucho sobre una persona y su privacidad. Es importante proteger esta información para evitar que sea utilizada sin el consentimiento de la persona.

  2. La seguridad: Los datos personales pueden ser valiosos para los ciberdelincuentes, que pueden utilizarlos para realizar actividades ilegales, como el robo de identidad. Es importante proteger los datos personales para evitar que caigan en manos de personas malintencionadas.

  3. La confianza: Las empresas que protegen adecuadamente los datos personales demuestran a sus clientes y empleados que valoran su privacidad y seguridad. Esto puede mejorar la confianza de las personas en la empresa y en su relación con ella.

  4. La responsabilidad: Las empresas son responsables de proteger los datos personales de sus clientes y empleados. Si una empresa no protege adecuadamente estos datos, puede enfrentar consecuencias legales y dañar su reputación.

Dado que existe mucha confusión acerca de los derechos que deben ser protegidos por medio de los nuevos instrumentos que se piden a las empresas por autoridades como el INAI, enseguida enumeramos cinco pautas que seguramente le permitirán estar preparado ante cualquier situación que se presente en su organización con motivo de la protección de datos personales de sus clientes o usuarios:

  1. Clasifique la información de sus trabajadores: Ningún dato personal de carácter sensible (que corresponde a cuestiones como historial laboral, antecedentes penales, certificados médicos, filiación política u orientación sexual) puede ser transferida a terceros sin consentimiento del titular. Resguardar estos datos es fundamental para dar seguridad a sus empleados.

  2. Cree bases de datos confiables: El hecho de manejar información de carácter personal es una gran responsabilidad, por ello debe haber suficientes archivos y base de datos que puedan ser reemplazados fácil y rápidamente en caso de extravío o pérdida total.

  3. Designe un encargado para proteger la información de sus clientes o usuarios: Contar con una persona capacitada para manejar la información y los documentos relativos a protección de información permite abarcar adecuadamente las medidas que previenen las leyes de la materia.

  4. Documente el acceso a la información efectuado por clientes o usuarios: Cuando alguna persona acceda a sus bases de datos, lo ideal es que se genere una constancia del evento, pues de esa manera podrá esclarecer cualquier malentendido derivado de la utilización posterior a esa información. El uso e implementación del formato ARCO es una alternativa idónea.

  5. De seguimiento a los procesos de obtención de información: La realización de análisis de riesgos, actualización de documentos y capacitación de personal es primordial para evitar multas o cualquier clase de problemas con la autoridad o los titulares de la información.

Aquí hay algunas pautas generales adicionales para la protección de datos personales en posesión de las empresas:

  1. Solo recopile y utilice los datos personales necesarios para realizar su negocio. No recopile datos que no son necesarios y lo podría poner en riesgo ante una fuga de información.

  2. Obtenga el consentimiento explícito de las personas antes de recopilar, utilizar o compartir sus datos personales. Es muy importante tener el consentimiento de las personas de las que va a recabar los datos para evitar una posible denuncia por mal uso de datos particulares.

  3. Mantenga los datos personales seguros y protegidos mediante medidas de seguridad adecuadas, como la encriptación y la contraseña. Asegure que está almacenando los datos en un lugar seguro, una base de datos encriptada.

  4. No comparta datos personales con terceros sin el consentimiento de la persona y solo comparta lo necesario para realizar su negocio. Esto puede ser un delito en algunos países.

  5. Proporcione a las personas acceso a sus propios datos personales y la opción de optar por no tener sus datos compartidos.

  6. Siga cualquier ley y regulación aplicable en materia de protección de datos personales.

  7. Si su empresa sufre una brecha de datos, informe a las personas afectadas y a cualquier autoridad reguladora competente de manera rápida y transparente.

En realidad, el manejo de datos personales por parte de particulares no tiene por qué ser una tarea engorrosa, solo requiere dedicar un espacio de tiempo para capacitar y verificar el cumplimiento de las disposiciones legales en vigor.