5 Pautas para proteger los datos personales de sus clientes o usuarios

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La protección de nuestros datos personales se encuentra contemplada en la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos. En general, ninguna persona puede disponer de los datos de otra sin su pleno consentimiento, ni mucho menos traspasarlos a terceros, pues incurrir en ello implica la comisión de un delito.

En el ámbito empresarial, la obligación de proteger los datos de clientes, usuarios y trabajadores adquiere una relevancia primordial, dado que cotidianamente se manejan un sinnúmero de datos provenientes de diversas personas que, de no ser resguardados y tratados debidamente, pueden acarrear responsabilidades administrativas y hasta penales en contra de los titulares de las organizaciones comerciales, industriales o de servicios.

Compartimos con usted cinco pautas que le pueden servir para evitar minoraciones a su empresa a causa de un manejo inadecuado de los datos personales de sus clientes, usuarios y empleados que son recabados de manera regular:

1.- Realice un inventario de toda la información de índole personal que recaba su empresa de manera regular. Esto conlleva la realización de bases de datos y creación de archivos físicos; desde luego, esto puede llevar bastante tiempo, pero si colaboran los empleados y directivos, la tarea se facilita bastante.

Conjunto de carpetas.

2.- Ubique a cabalidad y analice cuáles son los riesgos de pérdida de información presentes en su empresa. La elaboración de respaldos, creación de contraseñas y clasificación de información como reservada o confidencial, son medidas básicas para dar más seguridad a los datos que se obtienen de cualquier persona.

3.- Manténgase al pendiente de la utilización que se da a la información dentro de su empresa. Si en algún momento el titular de los datos o alguna otra persona accede a sus archivos de manera legítima, esto tiene que documentarse a través del formato ARCO (este documento tiene la finalidad de permitir al titular de la información o a su representante legal acceder, rectificar, cancelar u oponerse al tratamiento de sus datos personales. 

4.- Implemente y difunda los avisos de privacidad y de datos personales sensibles a que se refiere la Ley Federal de Datos Personales en Posesión de los Particulares y capacite a sus empleados sobre la forma correcta de utilizar estos documentos. Recuerde que debe designar a un encargado que vigile el cumplimiento de las disposiciones legales aplicables.

5.- Asegúrese de mantener actualizados sus archivos. Dé especial importancia a los datos personales sensibles que se manejan en la empresa, pues éstos pueden llevar a un trato discriminatorio a sus empleados y por lo tanto deben resguardarse y actualizarse de manera continua, manteniéndolos siempre como confidenciales.

Desde luego, establecer una política de prevención de riesgos y tratamiento adecuado de datos personales implica conocer a fondo las disposiciones legales aplicables, por lo cual es importante que todos los elementos de la organización participen cumpliendo con el deber que les corresponde de manera sistematizada.

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