La importancia del Feedback en las evaluaciones

La evaluación es un tema muy importante en el ámbito organizacional, ya que a partir de ello se puede trabajar las áreas de mejora identificadas en el colaborador, así como mejorar su desempeño.

Para esto en necesario que se tengan bien establecidos cuáles son aquellos aspectos que serán evaluados en el desempeño del colaborador, se pueden evaluar las competencias claves necesarias para el puesto de trabajo, así como los objetivos fijados para un periodo determinado. Si ésta información no logra ser bien definida por la organización o compartida de manera adecuada al colaborador, cualquier esfuerzo de mejora será insuficiente.

Si después de evaluar al colaborador en su trabajo identificamos que el desempeño es bajo, se tiene que realizar muchas actividades, entre ellas los planes de mejora que permitan lograr esa transición hacia un nivel óptimo de desempeño, pero antes de eso debemos de hacer un análisis de cuáles son las razones que llevan a ese bajo desempeño, debemos diferenciar las causas de los síntomas. Podemos utilizar el diagrama de Ishikawa para realizar este proceso.

El feedback o retroalimentación hacia el colaborador en un proceso en el cual el líder indica al colaborador aquellas áreas de oportunidad que espera mejore para llevar su desempeño al nivel esperado. Una vez que tenemos la información adecuada podemos iniciar con el feedback o retroalimentación hacia nuestro colaborador. La forma en la que se brinde dicha retroalimentación generará una respuesta del colaborador que ayude al proceso de mejora o que la deteriore aún más.

La retroalimentación entonces debe motivar al colaborador a lograr las mejoras esperadas, así que el enfoque de ésta debe tener ciertas características que así lo permitan. Una encuesta de satisfacción realizada por el portal de empleo Bumeran en 2016 a personas de la generación Millenial indica que el 46% de los encuestados consideran que una buena retroalimentación es indispensable para su permanencia en el empleo. Primero que nada debe ser en privado, se debe tener la información que valide lo que se va a trabajar, datos duros, y ver si es el momento adecuado para realizar el feedback, considerando que el colaborador está listo para dicho proceso. 

Antes de iniciar con se recomienda establecer un ambiente agradable, en el que el colaborador se sienta relajado, y para esto podemos utilizar la técnica de espejeo para así generar rapport. Una vez realizado dicho proceso estamos listos para iniciar con la entrevista.

Durante el proceso de feedback lo que se busca es identificar de qué manera vamos a trabajar las áreas de oportunidad identificadas para mejorar el desempeño. Sin embargo iniciar con estos elementos puede parecer una llamada de atención. Se recomienda que iniciemos con aquellos aspectos del desempeño o competencias que han sido favorables, por ejemplo, si al colaborador le faltó un 5% para cumplir su meta, iniciamos recalcando aquello que lo llevó a cumplir ese 95% de dicha meta, como su responsabilidad, trabajo en equipo, comunicación, o el cumplimiento de ciertos indicadores, como llamadas realizadas, prospección, reportes entre otros.

Cuando se inicia el proceso de feedback de la manera anterior, genera una ambiente más agradable para poder trabajar, pero esto solo es el comienzo. Ahora toca el turno a las áreas de oportunidad y éste es el punto clave en la retroalimentación por lo que debemos tratar este tema con tacto para lograr los resultados esperados. Así que es deseable que se trabaje considerando los siguientes elementos: centrarse en la problemática no en la persona, considerando los hechos como centro de la conversación, evitar frases como “tú siempre llegas tarde” o “tú nunca trabajas”, e identificar con datos estas situaciones, por ejemplo este mes tuviste tres retardos.

Pero no solo es el colaborador el que tiene que mejorar, también podemos identificar cuál es nuestra responsabilidad en la baja del desempeño del colaborador, quizá podría ser una falta de apoyo hacia él, o los recursos no son los necesarios para el cumplimiento de los objetivos, en todo caso debemos de tener esta información en consideración.

Un aspecto que debemos manejar durante el feedback es el tema emocional, tanto propio como del colaborador, si la inteligencia emocional de alguno no está lo suficientemente desarrollada, la retroalimentación puede generar un conflicto en lugar de generar alternativas para el logro de resultados. Entonces si identificamos que el colaborador tiene problemas al respecto, nuestro trabajo entonces tiene que enfocarse en llevar a un estado emocional adecuado, para posteriormente continuar con el feedback. 

A veces los colaboradores consideran que los resultados mostrados no son reales, o inclusive llegan a considerar que el un tema personal. Esto puede ser trabajado a partir de la autoevaluación, en la cual él identifica sus objetivos, y los compara con el desempeño realizado en el periodo, generando una perspectiva más acercada a la realidad.

Una vez que se han realizado estas actividades se tiene en común las áreas de oportunidad a trabajar por parte del colaborador y de nosotros, lo siguiente es identificar la forma de trabajar para mejorar el desempeño. Es importante que se creen acuerdos que generan las bases necesarias para lograrlo, estos deben de incluir las tareas, responsables y fechas de entrega. Una vez que dichos acuerdos son generados, deben quedar plasmados en un documento que incluya la firma de los involucrados.

Pero el proceso no termina aquí, si la retroalimentación se ha dado de manera correcta lograremos aumentar la motivación del colaborador, pero falta el cumplimiento de dichos acuerdos, por lo que se debe dar un seguimiento constante a ellos, ver si se cumplen y en qué grado lo hacen. Sin un seguimiento adecuado los acuerdos se convertirán en nada más que promesas, y si no se cumplen la credibilidad de los involucrados se verá afectada.

Si se cumplen con todos los acuerdos establecidos, esto influirá nuevamente sobre el candidato y su motivación, lo que lo llevará a lograr los más altos niveles de desempeño, logrando así los objetivos planeados por la organización y el líder tendrá un gran mérito en ello.

Por último, la evaluación del desempeño así como el feedback son procesos complementarios, no se puede medir algo sin que la información nos sirva para la mejora. La evaluación y el feedback nos llevan a la mejora continua y a los más altos niveles de desempeño.

Autor: Francisco Vázquez.