La evaluación es un tema muy importante en el ámbito organizacional,
ya que a partir de ello se puede trabajar las áreas de mejora identificadas en el colaborador, así como
mejorar su desempeño.
Para esto en necesario que se tengan bien establecidos cuáles son
aquellos aspectos que serán evaluados en el desempeño del colaborador, se pueden evaluar las competencias
claves necesarias para el
puesto de trabajo, así como los objetivos fijados para un periodo determinado. Si ésta información no logra
ser bien definida por la organización o compartida de manera adecuada al colaborador, cualquier esfuerzo de
mejora será
insuficiente.
Si después de evaluar al colaborador en su trabajo identificamos que
el desempeño es bajo, se tiene que realizar muchas actividades, entre ellas los planes de mejora que permitan
lograr esa
transición hacia un nivel óptimo de desempeño, pero antes de eso debemos de hacer un análisis de cuáles son
las razones que llevan a ese bajo desempeño, debemos diferenciar las causas de los síntomas. Podemos utilizar
el diagrama de
Ishikawa para realizar este proceso.
El feedback o retroalimentación hacia el colaborador en un proceso en
el cual el líder indica al colaborador aquellas áreas de oportunidad que espera mejore para llevar su
desempeño al nivel
esperado. Una vez que tenemos la información adecuada podemos iniciar con el feedback o retroalimentación
hacia nuestro colaborador. La forma en la que se brinde dicha retroalimentación generará una respuesta del
colaborador que ayude al
proceso de mejora o que la deteriore aún más.
La retroalimentación entonces debe motivar al colaborador a lograr
las mejoras esperadas, así que el enfoque de ésta debe tener ciertas características que así lo permitan. Una
encuesta de
satisfacción realizada por el portal de empleo Bumeran en 2016 a personas de la generación Millenial indica
que el 46% de los encuestados consideran que una buena retroalimentación es indispensable para su permanencia
en el empleo. Primero
que nada debe ser en privado, se debe tener la información que valide lo que se va a trabajar, datos duros, y
ver si es el momento adecuado para realizar el feedback, considerando que el colaborador está listo para dicho
proceso.
Antes de iniciar con se recomienda establecer un ambiente agradable,
en el que el colaborador se sienta relajado, y para esto podemos utilizar la técnica de espejeo para así
generar rapport. Una vez
realizado dicho proceso estamos listos para iniciar con la entrevista.
Durante el proceso de feedback lo que se busca es identificar de qué
manera vamos a trabajar las áreas de oportunidad identificadas para mejorar el desempeño. Sin embargo iniciar
con estos elementos
puede parecer una llamada de atención. Se recomienda que iniciemos con aquellos aspectos del desempeño o
competencias que han sido favorables, por ejemplo, si al colaborador le faltó un 5% para cumplir su meta,
iniciamos recalcando aquello
que lo llevó a cumplir ese 95% de dicha meta, como su responsabilidad, trabajo en equipo, comunicación, o el
cumplimiento de ciertos indicadores, como llamadas realizadas, prospección, reportes entre otros.
Cuando se inicia el proceso de feedback de la manera anterior, genera
una ambiente más agradable para poder trabajar, pero esto solo es el comienzo. Ahora toca el turno a las áreas
de oportunidad y
éste es el punto clave en la retroalimentación por lo que debemos tratar este tema con tacto para lograr los
resultados esperados. Así que es deseable que se trabaje considerando los siguientes elementos: centrarse en
la problemática no en
la persona, considerando los hechos como centro de la conversación, evitar frases como “tú siempre llegas
tarde” o “tú nunca trabajas”, e identificar con datos estas situaciones, por ejemplo este mes tuviste tres
retardos.
Pero no solo es el colaborador el que tiene que mejorar, también
podemos identificar cuál es nuestra responsabilidad en la baja del desempeño del colaborador, quizá podría ser
una falta de apoyo
hacia él, o los recursos no son los necesarios para el cumplimiento de los objetivos, en todo caso debemos de
tener esta información en consideración.
Un aspecto que debemos manejar durante el feedback es el tema
emocional, tanto propio como del colaborador, si la inteligencia emocional de alguno no está lo
suficientemente desarrollada, la
retroalimentación puede generar un conflicto en lugar de generar alternativas para el logro de resultados.
Entonces si identificamos que el colaborador tiene problemas al respecto, nuestro trabajo entonces tiene que
enfocarse en llevar a un
estado emocional adecuado, para posteriormente continuar con el feedback.
A veces los colaboradores consideran que los resultados mostrados no
son reales, o inclusive llegan a considerar que el un tema personal. Esto puede ser trabajado a partir de la
autoevaluación, en la
cual él identifica sus objetivos, y los compara con el desempeño realizado en el periodo, generando una
perspectiva más acercada a la realidad.
Una vez que se han realizado estas actividades se tiene en común las
áreas de oportunidad a trabajar por parte del colaborador y de nosotros, lo siguiente es identificar la forma
de trabajar para
mejorar el desempeño. Es importante que se creen acuerdos que generan las bases necesarias para lograrlo,
estos deben de incluir las tareas, responsables y fechas de entrega. Una vez que dichos acuerdos son
generados, deben quedar plasmados
en un documento que incluya la firma de los involucrados.
Pero el proceso no termina aquí, si la retroalimentación se ha dado
de manera correcta lograremos aumentar la motivación del colaborador, pero falta el cumplimiento de dichos
acuerdos, por lo que se
debe dar un seguimiento constante a ellos, ver si se cumplen y en qué grado lo hacen. Sin un seguimiento
adecuado los acuerdos se convertirán en nada más que promesas, y si no se cumplen la credibilidad de los
involucrados se verá
afectada.
Si se cumplen con todos los acuerdos establecidos, esto influirá
nuevamente sobre el candidato y su motivación, lo que lo llevará a lograr los más altos niveles de desempeño,
logrando así los
objetivos planeados por la organización y el líder tendrá un gran mérito en ello.
Por último, la evaluación del desempeño así como
el feedback son procesos complementarios, no se puede medir algo sin que la información nos sirva para la
mejora. La evaluación y
el feedback nos llevan a la mejora continua y a los más altos niveles de desempeño.
Autor: Francisco Vázquez.