Se tienen que hacer de manera periódica, son indiscutiblemente
necesarias, pueden garantizar llegar a los objetivos si son productivas, sin embargo, suelen ser difíciles de
concretar, simbolizan
tiempo perdido y, en muchas ocasiones, dan como resultado un enorme dolor de cabeza. Hablamos de las juntas en
la oficina.
Todos los líderes buscan que sus reuniones dejen los tabúes atrás y
se conviertan en productivas, valiosas y agradables para cada uno de sus integrantes.
La pregunta es: ¿Cómo hacerlo? Toda reunión
requiere de una meta particular, un diálogo abierto y un líder fuerte que pueda encausar este diálogo. ¡Pon
atención en los siguientes
puntos!
1.-Si importa, ¡hazlo! Si no, ¡evita
catástrofes!
La idea de la ‘juntitis’ en la oficina, en lugar
de beneficiar, daña la dinámica de las mismas. Las juntas deben ser específicas, en las que se traten puntos
importantes. Si tu
equipo olvida que tiene junta, cuidado, es señal de que tus juntas con ellos son improductivas o carecen de un
objetivo específico. El mejor consejo para que tus juntas sean altamente exitosas es hacerlas cuando realmente
valga la pena; si
una junta es importante, tu equipo sabrá que se necesita concentración y buenas ideas para que sea efectiva.
Si realizas juntas por todo, tu equipo perderá el interés, y cuando realmente sea necesario, no podrás
recuperarlos.
2.-Para una junta… la gente
necesaria
No seas como aquellos líderes que convocan a
toda la empresa cada vez que haya juntas, las juntas son efectivas cuando menos gente hay. No se trata de
dejar a un lado a tu
personal, se trata de que seas objetivo y valores quiénes son las personas importantes y necesarias para estar
en la reunión, esto te ahorrará tiempo y te garantizará eficiencia en su desarrollo. No dejes que tus
colaboradores pierdan el
tiempo en juntas sin sentido solamente para reafirmar que eres el líder del equipo.
3.-Utiliza la tecnología
Aún existen personajes que piensan que la
tecnología, en vez de unir, puede separar. La realidad es que no sólo es una gran herramienta de comunicación,
sino también hace tu vida
más sencilla y eficiente. Si alguien no podía ir a la junta por el traslado de un lugar a otro, ahora no hay
pretextos, puedes utilizar cualquier aplicación de videoconferencia y no perderte ninguna parte importante.
Así que aprovecha los
beneficios que la tecnología brinda para que tus juntas sean efectivas. CONSEJO: Si la junta puede llevarse a
través de alguna aplicación y puedes evitar el traslado de tu equipo, hazlo, esto beneficiará la dinámica con
tus líderes y
ahorrarás tiempo.
4.-Define metas y distribuye agendas
desde antes
¿Te ha pasado que llegas a una junta y no sabes
qué es lo que se va a tratar? Bueno, estas son las juntas menos exitosas. Cuando convocas a tu personal se
busca que todos aporten
algo valioso que mejore el tema que se está tratando, si no es así, seguramente será una pérdida de tiempo.
Asegúrate que las juntas sean programadas – a excepción de aquellas que sean urgentes- y con ello se mande la
orden del día, así tu
personal podrá prepararse respecto al tema y se evitará una junta banal. Avisa mínimo con un día de
anticipación.
5.-Delimita el tiempo y haz tu propia
planeación
Es bueno que tengas en mente cuánto debe durar
la reunión, esto es importante que se lo comuniques al personal, para que limite sus comentarios y evite
divagar en los temas. Otro
punto que debes tomar en cuenta antes de iniciar la reunión es la planeación, asegúrate de tener en mente cómo
se debe llevar a cabo, cuáles son los puntos a tratar y las personas que ‘necesariamente’ deben hablar. No se
te olvide
apuntarlo.
6.-Maneja la reunión
Este punto es fundamental para que las reuniones
sean altamente efectivas. Recuerda que eres el líder de tu equipo, y como tal, tu tarea es organizar y servir
de moderador. Cuida
que se respeten los tiempos – evita monólogos- y encárgate de recordarles el objetivo principal de la reunión
cada vez que se desvíen del tema, esto te ayudará a regresarlos al punto principal.
7.-Haz que sea productiva
Este punto se previno desde la selección de los
personajes que participarían en ella, si tienes a la gente necesaria, seguro lo que se discuta, las propuestas
y las
determinaciones serán efectivas. Sin embargo, es bueno recordar que debes hacer que tus reuniones sean
productivas en todos los sentidos; obtén información productiva. Busca que el personal adecuado hable de temas
importantes y propongan
soluciones, así habrá valido la pena el tiempo de la reunión.
8.-Lo principal… “el
cierre”
¿Tienes otra junta y te saliste antes de cerrar?
¿Te llamaron por teléfono y saliste corriendo? ¡Evítalo! En muchas ocasiones las juntas suelen ser productivas
y el verdadero
problema es el cierre de las mismas: nada se concluye y los objetivos se quedan al aire. Es importante que
apuntes – ya seas tú o tu asistente- todos los puntos a desarrollar y las personas que lo harán. Al final de
la junta, justo antes de
que se paren, toma la palabra y recuerda las conclusiones establecidas a lo largo de la reunión, así
reforzarás los objetivos y la junta será más productiva.
9.-Da seguimiento
Si no existe un seguimiento, es como si no
hubiera existido junta alguna. Es importante que después de las reuniones exista un encargado de verificar que
haya seguimiento a los
objetivos establecidos. Encárgate de seleccionar a la persona más indicada – aquella que tenga interés en el
tema y que cuente con las capacidades de liderar el camino-, ésta te ayudará a evitar juntas sin sentido, así
podrá reportarte los
avances y problemas que surjan con el tiempo.
Fuente: www.managementjournal.net/
